Voorbeelden te over.
De toegestane mailbox omvang is er één. Beheerders willen, om voor gebruikers vaak totaal onduidelijke redenen, de mailfiles niet te groot laten worden. Daarom wordt er vaak een limiet aan gesteld. Meestal wordt deze limiet wel gecommuniceerd en soms wordt ook aan de mailtemplate gesleuteld zodat een balkje met 'percentage gebruikt' wordt getoond onder de naam van een gebruiker. Over het algemeen kom je limieten van ongeveer 100 tot 200 MB tegen. De gebruiker wordt dan geacht de eigen mailfile regelmatig op te schonen. Dat betekent dus in de praktijk 'verwijderen'.
Een gebruiker vindt dit ronduit irritant. Je wilt je e-mail vaak bewaren, zodat je deze nog kunt bekijken wanneer er later vragen komen van een klant of als er bewijslast van afspraken moet kunnen worden getoond.

Een beetje zakelijk gebruiker ontvangt tussen de 20 tot 100 berichten per dag. Een gemiddeld berichtje, dat geen bijlagen en ook geen history bevat doordat dit een reply of forward is, is al snel tussen de 1.000 en 2.500 bytes. Even omgerekend en het gemiddelde nemend dus 1750 bytes oftewel 1,7 Kb. Vermenigvuldig dit met 20, dan kom je op ruim 34 Kb. aan berichten per dag.
Nu ontvangen gebruikers natuurlijk veel meer dan dat, want een aantal berichten bestaat uit replies of forwards. Wanneer een reply wordt ontvangen is dit bericht ongeveer het dubbele. Vaak wordt een bericht ook meerdere keren heen en weer gestuurd en ontstaat er een omvangrijke discussion thread. Uiteraard blijft de omvang dan ook groeien. Laten we voor het gemak uitgaan van 10 berichten per dag die een reply zijn (waarvan sommigen een uitgebreidere discussion thread zijn), en samen ongeveer 4000 bytes groot zijn (een kleine 4 KB).
Natuurlijk zijn we er nu nog niet. want gebruikers ontvangen zeer regelmatig berichten met bijlage(n). Het hangt natuurlijk zeer van de functie van de medewerker af wat voor soort bijlagen dit vooral zijn. Soms zullen dat vooral Word documenten of Acrobat pdf's zijn, anders weer Excel, maar vooral ook vaak grafische bestanden (jpg, gif, tiff, bmp, etc.) of zelfs grote .zip bestanden, of AutoCad files. Berichten die een bijlage bevatten nemen enorm in grootte toe.


Fig. 1 overzicht van e-mailberichten met daarbij de grootte aangegeven

Laten we voor het gemak uitgaan van 10 berichten per dag die een reply zijn (waarvan sommigen een uitgebreidere discussion thread zijn), en elk ongeveer 4000 bytes groot zijn (een kleine 4 KB) en van 10 berichten met allerlei bijlagen met in totaal een grootte van 250.000 bytes; oftewel ruim 244 KB.

Nu nog even optellen:

	per dag	per week	per maand	per kwartaal
10 berichten	40 KB	200 KB	860 KB	2580 KB
10 discussion thread berichten	40 KB	200 KB	860 KB	2580 KB
10 berichten, inclusief bijlagen	244 KB	1220 KB	5246 KB	15738 KB

Met deze aantallen wordt al snel het probleem van een gebruiker duidelijk. Je moet bijna wel dagelijks berichten verwijderen om ervoor te zorgen dat de mailfile niet overloopt. De gelukkige gebruikers van Notes 6 of 6.5 hebben dan nog wat extra mogelijkheden tot hun beschikking. Zij kunnen de bijlagen zelf uit berichten verwijderen en dan de bercihten nog enige tijd bewaren in hun mailfile. Dat wil zeggen: als gebruikers op de hoogte zijn van deze functionaliteit, want dat is zeker niet altijd het geval. De bijlagen komen dan uiteraard wel op een fileserver te staan, of nog erger lokaal op hun PC of laptop. het probleem verschuift zich dan gewoon. Een organisatie zal toch ergens een fileserver moeten bieden waarop deze bestanden kunnen worden opgeslagen. het nadeel hiervan is ook weer dat de bestanden niet goed zijn te categoriseren, te sorteren of enige zoekopdracht te kunnen uitvoeren.

Ook hebben gebruikers een archief tot hun beschikking. Meestal zijn deze archieven ook lokaal op de PC of laptop geplaatst. Wanneer informatie op lokale PC's wordt opgeslagen (hetzij in een archief .nsf of in de Windows Verkenner) loopt men het risico dat deze corrupt raken of dat de PC crasht of gestolen wordt. Back-ups van deze bestanden zijn er dan uiteraard niet. Ook hier merk ik dat veel gebruikers enkele honderden Mb's tot soms zelfs wel enkele Gigabytes aan bedrijfsinformatie in lokale archieven hebben staan, zonder bewust te zijn van bovengenomde gevaren. Ook hier zijn wel weer mogelijkheden te bedenken, zoals het branden van die bestanden op CD Roms. Maar gebeurt dat regelmatig in uw organisatie? Ik kom slechts mensen tegen die dat individueel doen. De meesten doen dit niet. Omdat het probleem onbekend is of omdat er geen CD brander voorhanden is.

Overigens is er nog een heel belangrijk nadeel aan het bewaren van e-mail berichten in lokale archieven. Andere medewerkers hebben geen inzicht in die correspondentie. Maar dat geldt natuurlijk net zo goed voor de mailfile zelf. Als gebruikers nu zo graag e-mail willen bewaren, wat kunnen ze dan doen? Naast de eerder genoemde mogelijkheid vanaf Notes 6 om bijlagen uit berichten te deleten, kunnen e-mail berichten (eventueel inclusief bijlagen) opgeslagen worden in projectdatabases, relatiebeheer databases (CRM) of eenvoudigweg in een document library of teamsite. Helaas heeft niet elke organisatie dergelijke mogelijkheden voor haar gebruikers, of weet die gebruikers niet hoe die te gebruiken,
Vaak zit er ook iets dwars in de attitude van een gebruiker. men denkt dat het allemaal teveel moeite is om alles te archiveren in dergelijke systemen, omdat bijvoorbeeld titels, relaties en categoriën gekozen moeten worden in een invulformulier. Ook zie ik veel gebruikers moeite hebben om al hun correspondentie 'open te gooien' voor iedereen. Vaak onterecht: er kunnen hier ook rechtenstructuren opgezet worden. Maar de bottom line is toch vooral dat gebruikers hun correspondentie liever dicht bij zichzelf houden. Ze zijn bekend met hun e-mail programma en vertrouwen het andere systeem niet helemaal of het voldoet niet exact aan hun wensen.

Wat kun je hier nu aan doen?
Ten eerste is het belangrijk te communiceren waarom vanuit IT oogpunt voor bepaalde keuzes is gekozen. Geef voorbeelden van voor- en nadelen. Daarnaast is het uitermate belangrijk aan te geven wat je als organisatie voor ogen staat met andere applicaties of oplossingen. Waarom wordt dit gebruikt? Waar dient het voor? Welke bedrijfsdoelen worden hiermee bereikt of verbeterd? En natuurlijk: leer dan die gebruikers ermee om te gaan. Wat zijn voor hun zelf de voordelen om e-mail niet te blijven bewaren in hun mailfiles of lokale archieven? Wat zijn de nadelen van grote mailfiles? Zijn die er alleen vanuit beheersoogpunt, of ondervindt een gebruiker hier zelf ook nadeel van?
Uiteindelijk gaat het om goede communicatie van beiden kanten, en het nadenken als organisatie over bepaalde werkwijzen, alternatieven aanbieden en gebruikers ook regelmatig goed leren omgaan met Notes (zowel e-mail als andere applicaties). Bij dit laatste is et niet alleen van belang om aandacht te geven aan de functionaliteit van een Notes applicatie, maar vooral aan de doelstellingen en werkwijze.